Manajemen Dokumen Elektronik di UD. Sosial Agency Baru Ambarukmo Yogyakarta

Sahidi Sahidi, Irva Yunita, Nur Farida

Abstract


The document produced by an organization will eventually experience a shift from print to electronics it is because along with the development of information technology. The aim of this article; (1) To find out how the process of creation of electronic documents in UD. New Ambarukmo Social Agency, (2) To determine the electronic document storage at UD. New Social Agency Ambarukmo. (3) To know the process of search and retrieval of electronic documents in UD. New Social Agency Ambarukmo. The method used in this paper is descriptive qualitative technique of data pegumpulan non partisiapan observation, interviews, and documentation. Data analysis in this paper uses data reduction, data display, and verification and conclusion. The results of this paper is an electronic document produced at UD. New Social Agency (SAB) Ambarukmo is by way of re-typing the contents of the documents listed in print form. The contents of any document incorporated into a form that has been provided in the management system used to manage electronic documents that have been adapted to the type of document. Electronic documents at UD. SAB Ambarukmo deposited into a management system, in which the documents are grouped by type of sales invoices, purchase invoices, and tax invoices. Search electronic documents in UD. SAB Ambarukmo can be done through a management system that is owned by the store to search for documents in a folder that has been provided by the date of the transaction, the name of the publisher / customer, date of publication, and the invoice number.


Dokumen yang dihasilkan oleh sebuah organisasi pada akhirnya akan mengalami pergeseran dari hasil cetak ke elektronik, hal ini karena seiring dengan perkembangan teknologi informasi. Tujuan artikel ini; (1) Untuk mengetahui bagaimana proses pembuatan dokumen elektronik di UD. Badan Sosial Ambarukmo Baru, (2) Untuk mengetahui penyimpanan dokumen elektronik di UD. Badan Sosial Baru Ambarukmo. (3) Untuk mengetahui proses pencarian dan temu kembali dokumen elektronik di UD. Badan Sosial Baru Ambarukmo. Metode yang digunakan dalam penulisan ini adalah teknik kualitatif deskriptif data pegumpulan non partisiapan observasi, wawancara, dan dokumentasi. Analisis data dalam tulisan ini menggunakan reduksi data, tampilan data, dan verifikasi dan kesimpulan. Hasil dari makalah ini adalah dokumen elektronik yang diproduksi di UD. Badan Sosial Baru (SAB) Ambarukmo adalah dengan cara mengetik ulang isi dokumen yang tercantum dalam bentuk cetak. Isi dokumen apapun dimasukkan ke dalam bentuk yang telah disediakan dalam sistem manajemen yang digunakan untuk mengelola dokumen elektronik yang telah disesuaikan dengan jenis dokumen. Dokumen elektronik di UD. SAB Ambarukmo disimpan ke dalam sistem manajemen, dimana dokumen dikelompokkan berdasarkan jenis faktur penjualan, faktur pembelian, dan faktur pajak. Cari dokumen elektronik di UD. SAB Ambarukmo bisa dilakukan melalui sistem manajemen yang dimiliki oleh toko untuk mencari dokumen dalam folder yang telah disediakan pada tanggal transaksi, nama penerbitnya.


Keywords


Creation of electronic documents; Storage; Retrieval.

Full Text:

PDF

References


Budiman.(2009).Muhammad Rosyid. Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik. Yogyakarta : Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah.

Emzir. (2012).Metodologi Penelitian Kualitatif: Analisis Data. Jakarta : Rajawali Pers.

http://nadiya-nurfiqhi.blogspot.co.id/2012/05/manajemen-arsip-elektronik.html diakses pada tanggal 20 Oktober 2015 pukul 18.55 wib.

http://anugerahdino.blogspot.co.id/2014/09/cara-pemeliharaan-arsip-elektronik.html diakses pada tanggal 20 Oktober 2015 pukul 18.44 wib.

Imam Mulyantono, M. (2012). Materi Pokok otomasi dalam Kearsipan. Tangrang Selatan: Universitas Terbuka.

J. Meliana, Christianti & Imbar, Radiant Victor.(2008).Konsep Praktis Sistem Pengarsipan dan Akses. Bandung: Penerbit Informatika.

Mirmani, Anom.(2011).Materi Pokok Pengantar Kearsipan, Jakarta: Universitas Terbuka.

Purwono. (2010).Dokumentasi.Yogyakarta: Ruko Jambusuri.

Pradana,Surya. (2009)Keunggulan Pengelolaan Arsip Elektronik. Dalam http://surya-pradhana.blogspot.com/2009/06/keunggulan-kearsipan-elektronik.html diunduh pada tanggal 20 Oktober 2015 pukul 18.30 wib.

Sulistyo-Basuki.(1992).Pengantar Ilmu Perpustakaan.Jakaarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Sugiarto, AgusdanTeguh, Wahyono. (2005).Manajemen Kearsipan Modern dariKonvensional ke Basis Modern. Yogyakarta: Penerbit Gava Media.




DOI: http://dx.doi.org/10.30829/jipi.v2i2.1261

Refbacks

  • There are currently no refbacks.




Copyright (c) 2017 JIPI (Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi)

Creative Commons License
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License.

Creative Commons License
JIPI (Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi) by Program Studi Ilmu Perpustakaan is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License.
Based on a work at http://jurnal.uinsu.ac.id/index.php/jipi/.